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六西格玛绿带辅导教材之六西格玛项目团队建设

实施六西格玛是一项复杂的系统工程,其实施成功的关键是对六西格玛项目的管理,而不是具体的六西格玛方法和技术,项目管理是六西格玛中的重要内容。企业从战略角度出发选择改进机会并确定改进项目,保证六西格玛项目能够取得突破性改进。由于六西格玛项目的选择对于六西格玛具有重要影响,项目选择要有管理层的参与。本文将六西格玛项目管理中的六西格玛项目团队建设分为下几个方面:

六西格玛绿带辅导教材之六西格玛项目团队建设(图1)

六西格玛项目团队建设之团队的组建和授权

1.团队组成要素

拥有高度热忱的团队成员与拥有受过专业训练的领导人同样重要,团队应做好准备工作,建立对团队目标的共识,然后决定如何实现这一目标。表1列出了团队成员必须确定的内容。

2.选择团队成员

六西格玛团队通常由以下人员组成:

(1)团队领导/组长,由黑带或绿带担任,对整个项目负责。

(2)核心成员,是团队领导/组长选择来实施项目计划的人员,一般由绿带担任,他们对团队领导/组长负责,全程参与项目。

(3)扩展成员,即根据项目的需要,只需部分参与项目的成员,如团队中财务核算人员、供应商代表、个别的技术专家等。

(4)业务负责人,是项目所在部门的负责人和过程的管理者。

(5)倡导者,有时也直接参与团队活动,具体职责可查阅六西格玛管理组织结构。

(6)项目指导人或教练,是为团队成员提供六西格玛方法、工具指导的人员,一般由资深黑带或咨询顾问担任。

六西格玛项目团队建设之团队发展阶段

随着团队成员共同工作,团队逐步进人成长和成熟阶段。理解这些发展阶段对有效的管理团队过程是很有价值的。这些阶段可能表现出不同的强度和持续期,这取决于团队的类型、团队工作环境以及构成团队的个体。达克曼描述了团队发展阶段的一般摸型(见图1)。

六西格玛绿带辅导教材之六西格玛项目团队建设(图2)

虽然发展的四个阶段表明了时间的逻辑结果,但每个团队的实际发展过程千差万别。例如,前进到阶段3或阶段4的团队可能退回到阶段1或阶段2。如果他们认识到之前的假设并不成立,他们已用于决策的信息并不确切,或是由于工作的调动而改变团队的成员关系,这种情况就可能发生。一些团队可能在原阶段停滞不前,但项目的时间有限,必须在动态中及时调整、解决团队的问题。

六西格玛绿带辅导教材之六西格玛项目团队建设(图3)

六西格玛项目团队建设之团队动力与绩效

1.建立团队的技巧

团队领导/组长负责组建团队,并对项目目标负责。一个跨部门的团队通常由4---7名核心成员及其他必要的扩展成员组成。

一个成功的团队应该是一个高度团结、独立自主的团队。这些不仅仅是在选择团队成员时要注意的,也是一个团队在开展工作的过程中应该去努力营造的。当然,其中团队领导/组长要负主要的职责。通常团队建设的步骤如下:

(1)仔细分析任务,确定所需的技能组合和工作风格,以形成互相补充、互相促进的组合;

(2)向每一位团队成员讲述团队的愿景、目标以及对个人的任务要求;

(3)提供必要的技能培训以及必要的处理工具(软件、硬件等);

(4)共同建立团队规则,包括团队的例会制度、问题的沟通解决机制,编制项目立项表等;

(5)监控进度、保证团队凝聚力,并不断向目标迈进;

(6)注意团队工作中的成绩,并给予祝贺。

六西格玛绿带辅导教材之六西格玛项目团队建设(图4)

2.指导团队的技巧

面对六西格玛管理的挑战,六西格玛团队必须讲求团队技巧。人们希望努力工作去争取成就,但个人的成就总是有限的,团队的绩效要优于个人成就。前面我们已经提到黑带不仅必须具备使用统计方法的能力,同时必须拥有卓越的领导力与亲和力,使六西格玛团队成员相互依存、相互帮助。(天行健咨询一家专注于精益生产管理,六西格玛管理培训咨询与项目辅导的管理咨询公司)项目才能取得真正的成功。那么黑带如何领导团队取得成功呢?这需要一些方法和技巧。

(1)团队激励

作为六西格玛顾问公司团队的负责人,欲使其成员共同为项目负责,激励技巧是十分重要的。

(2)团队培训。

六西格玛团队组建之后,必须结合项目的情况实施专题培训。教导“为何”(why),指导“如何”(how),培训是六西格玛项目推行的核心,重点对象是团队成员,特别是绿带。团队培训任务一般由资深黑带和黑带担任。

3.团队绩效评估

在项目团队的发展过程中,应当不断对项目团队的绩效进行评估,从中及时发现团队发展中的问题。同时,团队绩效评估也是向管理层反馈团队在实现目标过程中的进展情况的一种有效手段,它对项目团队获得管理层的支持十分重要。

在项目实施的过程中,除了跟踪项目目标的实现情况,并由此评价项目团队的绩效外,也可以采用内部导向的测量指标,如团队会议的出勤率,团队成员的满惫程度,以及其他表征团队动力的因素等来评价。项目团队应当进行自我评价,并向倡导者和业务负责人报告这些评价指标的测评结果。

六西格玛绿带辅导教材之六西格玛项目团队建设(图5)

六西格玛项目团队建设之团队工具

1.头脑风暴法

头脑风暴法是团队工作中经常运用的方法。头脑风暴法一般可以分为三个阶段。第一阶段关注的是小组创造出的点子的数量,第二阶段需要审视这些点子,删除与实现目标无关的点子。第三阶段包括对筛选下来的点子做进一步的审视,并按照小组的意见,对它们进行优先排序。

2.名义组技术

处理头脑风暴所产生想法的一般方法是名义组技术((nominal group technique)。(天行健咨询一家专注于精益生产管理,六西格玛管理培训咨询与项目辅导的管理咨询公司)应用这个技术可以帮助团队从他们提出的想法中选择出少数重要的想法。

3.多重投票法

多重投票法是使团队成员将他们的想法统一起来的另一种方法。首先,将团队成员的所有想法列表。然后,要求他们投票选出他们认为最适宜的想法,通常允许每人投的票数是总数的一半左右。在全部参加者都做出投票选择之后,项目负责人将逐项进行统计。按照帕累托多数原则,保留得票较多的,将没有得票或得票很少的挑出并从列表中别除。投票过程重复进行,直到达到预期的项目数量。

4.力场分析

力场分析是库尔特·莱文(Kurt Lewin)提出的一种方法,能够用于察看各种关系及影响其变化的因素。采用这个概念,一个组织中各种事情的当前状态被看成是一种平衡状态,维持这种平衡状态的是相反方向上作用的两组力:驱动力(推动、促进)推动变化,而阻止力(阻碍、妨碍)阻碍变化。一项变革不可能在阻力强过动力时发生。增加动力无疑会促进变革的发生,但减少阻力可能会取得更好的效果。

六西格玛绿带辅导教材之六西格玛项目团队建设(图6)

力场分析可以帮助团队选择实施变革或新的措施的时机,它有助于管理者明确阻力的来源,做好有针对性的工作。如上例中如果是由于管理层支持不够,企业就应当首先加强对管理层进行六西格玛管理的培训,组织高层管理者参观实施六西格玛管理的先进企业等。

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